Importanța centrelor de profit

Ce sunt centrele de profit ?
Într-o definiție simplificată, centrele de profit reprezintă segmente ale unei afaceri ce pot funcționa, cel puțin la nivel teoretic, independent de restul activității. Exemple în acest sens, pot fi nenumărate: pentru un lanț de magazine, fiecare punct de lucru este un centru de profit. În cazul unei firme de construcții, fiecare șantier este un centru de profit. Dacă vorbim de o firmă ce oferă servicii distincte, fiecare serviciu este un centru de profit (spre exemplu, UPWAY Consulting Grup este organizată în două centre de profit: consultanță și cursuri).
Centrele de profit există, din punct de vedere funcțional, în cadrul oricărei afaceri, dar provocarea este ca acestea să fie înființate și din punct de vedere economico-financiar.

De ce sunt importante centrele de profit ?
Un fapt cât se poate de adevărat este că orice activitate, cu cât este mai complexă, cu atât poate fi supravegheata mai greu în detaliu, fapt ce conduce inevitabil la pierderea din vedere a unor elemente esențiale. Într-un exemplu cât se poate de familiar, cine nu a fost la cumpărături în supermarket, a umplut căruciorul, iar acasă și-a adresat eterna întrebare “dar oare ce am cumpărat de cheltuit atâția bani ?!” ? .. cu siguranță acest lucru nu s-ar întâmpla dacă ați merge să cumpărați doar o pâine.
Într-un mod similar, într-o activitate care nu este organizată pe centre de profit, cheltuielile se vor face global, iar rezultatele vor putea fi văzute doar în ansamblul lor. De multe ori, administratorul unei afaceri va putea spune că magazinul X “merge mai bine” decât magazinul Y, dar “merge mai bine” nu este cu siguranță un principiu economic. Pentru optimizarea activității, persoana decidentă trebuie să poată spune cu siguranță că magazinul X a produs “n” lei profit și trebuie să cunoască exact condițiile în care acest rezultat a fost obținut.
Pe scurt, organizarea afacerii în centre de profit oferă cea mai importantă avuție disponibilă și anume informația. Intrând în detaliu, prin crearea acestor celule de activitate, administratorul unei afaceri va obține date vitale despre firma sa și va putea lua decizii în consecință:

  1. Activitatea poate fi ușor reorganizată prin închiderea centrelor de profit nerentabile, în situația în care optimizarea lor nu este posibilă;
  2. Centrele de profit rentabile pot fi extinse;
  3. Se obține un control superior asupra cheltuielilor;
  4. Se poate face un calcul mult mai exact al nivelului optim de stocuri, acest lucru generând alte reduceri de costuri (diminuarea creditelor bancare ce finanțează stocurile, reducerea cheltuielilor de stocare, etc.);
  5. Se poate optimiza structura produselor și serviciilor vândute, precum și efortul depus de societate în promovarea acestora (este total ineficient să se depună un efort financiar și lucrativ mare pentru promovarea / vânzarea unui produs ce nu generează profit, în timp ce un alt produs, cu un potențial mult mai mare, nu este administrat la capacitate maximă).

… și exemplele pot continua.

Cum se organizează centrele de profit ?
În principal, centrele de profit sunt organizate la nivel contabil, trecându-se de la evidențierea globală atât a cheltuielilor cât și a veniturilor, la o administrare individuală. Este ca și cum fiecare centru de profit ar avea propria sa contabilitate.
Cel de al doilea pas este organizarea efectivă a activității pe centre de profit, acest subiect fiind însă unul mult mai complex.

Concluzie
Organizarea activității în centre de profit reprezintă cel mai la îndemână instrument prin care administratorul unei afaceri poate controla activitatea firmei pe care o reprezintă, această abordare ducând, printre altele, la reducerea cheltuielilor, optimizarea veniturilor și la asigurarea unei flexibilități sporite întregii activități economice.

Factorii majori care influenteaza decizia de creditare

Decizia de creditare a unei societati comerciale este luata in urma analizarii companiei din mai multe puncte de vedere. Printre aspectele importante se inumara:

  1. domeniul de activitate
  2. patrimoniul societatii
  3. dependenta fata de clienti si furnizori
  4. situatia economico-financiara (prezenta, dar si evolutia de-alungul timpului)

1. Domeniul de activitate

Domeniul de activitate al societatii este important prin prisma evolutiei sectorului economic, fapt pentru care opinia legata de acest factor se poate schimba in timp.
Spre exemplu, daca ati fi solicitat în anul 2007 un credit pentru construirea unui cartier rezidential, bancile s-ar fi luptat cu oferte si contraoferte pentru finantarea afacerii. Totusi, in prezent, sansele de finantare pe acest sector sunt foarte reduse.
Printre domeniile de activitate “apreciate” sunt cele de productie de bunuri de larg consum (daca sunt cel putin de o calitate medie), de servicii, de inchirieri sau de comert cu ridicata, in special daca beneficiare sunt hipermarketurile.
Domeniul de activitate cu riscul cel mai ridicat este acum considerat cel de constructii imobiliare. Un alt sector mai putin privilegiat este cel de comertul cu amanuntul – indiferent de produsele comercializate (datorita concurentei hipermarketurilor).
Exista insa si o a treia categorie, respectiv domenii restrictionate. Aici sunt incluse jocurile de noroc, comertul si productia de armament sau casele de schimb valutar. In aceste sectoare finantarile se acorda extrem de greu si doar cu derogari speciale.

2. Patrimoniul societatii
Un element care cantareste mai mult decat domeniul de activitate este patrimoniul societatii.
Din punct de vedere fizic, este foarte important ca societatea sa fie proprietara capitalului fix pe care il utilizeaza.
Daca in schimb firma are sediul social intr-un apartament de bloc, spatiul de productie este inchiriat, utilajele sunt vechi iar mijloacele de transport sunt cumparate in leasing, societatea va porni cu un handicap major in analiza de credit. De obicei, societatile aflate in aceste situatii nu sunt acceptate pentru creditare.
Din punct de vedere contabil, patrimoniul societatii este analizat printr-un indicator – capitalurile proprii – ce este cuprins si in formularele de bilant. Un capital propriu negativ va genera cu siguranta o decizie de creditare negativa.

3. Dependenta fata de clienti si furnizori
Acest aspect este foarte important deoarece poate genera un risc crescut pentru afacere.
Cea mai buna situatie este aceea in care firma are minim 10 clienti si minim 10 furnizori sau, daca numarul acestora este mai mic, atunci este important ca ei sa poata fi inlocuiti foarte usor.
Pe cealalta parte, daca mai mult de 50% din cifra de afaceri a firmei este realizata cu un singur client, banca va nota un risc foarte ridicat. Acelasi lucru se intampla in cazul in care aprovizionarea de face doar de la 1 – 2 furnizori.
Exista insa si situatii in care un furnizor major nu genereaza risc pentru banca. Spre exemplu, la o firma de transport, un furnizor principal este cel de combustil. Situatia este totusi tratata ca avand risc minim deoarece un furnizor de combustibil poate fi schimbat foarte repede.

4. Situatia economico – financiara

Este cel mai important aspect in decizia de creditare. Elemente cheie, verificabile la prima vedere sunt:
a) societatea nu trebuie sa inregistreze pierdere in prezent;
b) societatea nu trebuie sa aiba datorii la stat;
c) cifra de afaceri trebuie sa inregistreze o evolutie crescatoare in ultimii doi ani;
d) rapoartele (datorii catre furnizori / cifra de afaceri lunara) * 30 si (sume de recuperat de la clienti / cifra de afaceri lunara) * 30 trebuie sa fie, de obicei maxim 45 – 60 (in functie de specificul activitatii pot fi acceptate si valori mai mari);
e) indicatorii economici de baza: lichiditatea, gradul de indatorare, solvabilitatea, profitabilitatea, etc.

a) societatea nu trebuie sa inregistreze pierdere in prezent
Multe companii din Romania prefera sa raporteze, prin artificii contabile, o mica pierdere, pentru a evita impozitarea profitului. Chiar daca acest lucru este cunoscut ca si stare de fapt, totusi bancile nu pot analiza decat ceea ce este inscris in actele oficiale. Astfel, acel artificiu contabil care aduce un mic avantaj pe termen scurt, este o piatra de moara legata de piciorul firmei, pe termen mediu si lung.
Existenta profitului este o conditie esentiala in decizia de creditare deoarece profitul reprezinta sursa de rambursare a imprumutului. Daca firma nu are profit, cel putin teoretic, nu are nici de unde sa plateasca ratele la banca.
Ca si caz exceptional, pot fi finantate firme care inregistreaza pierdere, daca acel rezultat negativ este rezultatul unor investitii in societate. Situatia aceasta se analizeaza insa de la caz la caz.

b) societatea nu trebuie sa aiba datorii la stat
Datoriile la stat semnifica faptul ca societatea nu a avut disponibil pentru a plati darile curente. In aceasta situatie, banca se va intreba cum va avea firma bani pentru a-si plati ratele de credit. Mai mult, in cazul in care datoriile se intind pe perioade mai lungi de timp ( 2 – 3 luni), ministerul de finante va institui poprire pe conturile societatii. La aceasta se adauga faptul ca datoriile catre bugetul de stat au prioritate fata de alte datorii si atunci se intelege de ce nu sunt finantate firme cu datorii catre buget.
Ca situatie exceptionala, pot fi finantate companii care inregistreaza datorii la stat, cu conditia ca din creditul acordat, acestea sa fie achitate integral. Totusi, impresia negativa ramane.

c) cifra de afaceri trebuie sa inregistreze o evolutie crescatoare in ultimii doi ani
Majoritatea bancilor efectueaza analiza de credit in baza a trei perioade: doi ani fiscali incheiati si ultima balanta de verificare. Daca in acest interval cifra de afaceri a societatii inregistreaza scaderi, managementul companiei va trebuie sa ofere explicatii pentru evolutia negativa, pentru a convinge banca de faptul ca vanzarile firmei nu vor continua sa scada si in perioada urmatoare. Evident, explicatiile trebuie sa aiba la baza un set de justificari economice.

d) perioada de plata a furnizorilor si perioada de incasare a clientilor
… cu alte cuvinte, la cat timp dupa emiterea facturilor isi plateste firma furnizorii sau incaseaza banii de la clienti.
Pentru a fi usor de calculat, se pot folosi urmatoarele formule: (datorii catre furnizori / cifra de afaceri lunara) * 30 si (sume de recuperat de la clienti / cifra de afaceri lunara) * 30.
In mod normal, valorile obtinute trebuie sa se incadreze in media pietei, pe segmentul de activitate al companiei. De exemplu, daca firma vinde materiale de constructii, pe timp de vara, perioada de incasare a clientilor ar trebui sa fie de maxim 30 – 45 de zile. In schimb, daca firma vinde mobila, aceasta perioada poate merge pana la 90 – 120 de zile.
Aceste valori sunt comparate cu cele ce rezulta din actele contabile ale societatii si daca ele sunt aproximativ egale, lucrurile merg mai departe. Daca insa valorile raportate de firma sunt mult mai mari (sa spunem ca faceti comert cu mobila, dar incasati banii dupa 200 – 300 de zile), atunci inseamna ca exista o neregula in actele contabile sau un dereglaj in activitatea firmei. Ambele situatii sunt de rau augur.

e) indicatorii economici de baza
Acesti indicatori contribuie la formarea unei opinii asupra situatiei economico – financiare a societatii, cu conditia ca actele contabile sa reflecte situatia reala. Totusi, avand in vedere ca modul lor de calcul, precum si interpretarile valorilor sunt de o complexitate mai mare, acestia vor fi prezentati intr-un capitol separat.

Necesarul de finanțare pe termen scurt

Statistic, cel mai frecvent tip de credit pe care firmele îl solicită băncilor este linia de credit. Motivul pentru această preferință este ușurința cu care este utilizat acest produs, precum și flexibilitatea lui. Totuși, linia de credit este o metodă de finanțare care poate dezechilibra foarte ușor structura bilanțului firmei, în situația în care 1. ea nu este folosită adecvat și / sau 2. valoarea sa nu este corespunzătoare necesarului real de finanțare pe care îl are societatea.

În ceea ce privește folosirea corectă a liniei de credit, trebuie avut în vedere că aceasta este

  1. strict destinată plăților curente și
  2. este strict destinată acoperirii deficitului temporar de finanțare.

Stabilirea valorii corecte a liniei de credit se face având în vedere ciclul operațional al activității, plecând de la 3 indicatori:

  • Termenul în care sunt încasate creanțele de la clienți (Rotația clienților)
  • Termenul în care sunt vândute stocurile (Rotația stocurilor)
  • Termenul în care trebuie plătiți furnizorii (Rotația furnizorilor)

Acum, presupunând un ciclu de afacere care începe în momentul “X”, cei trei indicatori de mai sus pot fi rezumați la două valori:

  • Perioada în care firma își recuperează banii investiți = Rotația clienților + Rotația stocurilor (în momentul ‘’X’’ firma se aprovizionează, apoi ține un timp marfa pe stoc, la un moment dat o vinde, dar banii îi încasează mai târziu), și
  • Perioada în care firma trebuie să își plătească furnizorii

Diferența dintre primul și al doilea indicator reprezintă GAP-ul financiar al firmei (ca număr de zile), acesta reprezentând perioada în care societatea nu se poate autofinanța.

Gap = zero – Situația de echilibru este cea în care cele două perioade sunt egale, situație care nu apare însă decât în teorie.

GAP negativ – Dacă perioada în care firma își recuperează banii investiți este mai mică decât perioada în care firma trebuie să își plătească furnizorii (situație mai rar întâlnită), atunci înseamnă că societatea se poate autofinanța, neavând nevoie de o linie de credit.

GAP pozitiv – Dacă perioada în care firma își recuperează banii investiți este mai mare decât perioada în care firma trebuie să își plătească furnizorii (cea mai frecventă situație), atunci înseamnă că societatea are obligatoriu nevoie de o finanțare bancară (linie de credit, scontare de bilete la ordin sau scontare de facturi).

Plecând de la formulele de mai sus, se poate calcula GAP-ul financiar, respectiv GAP = Rotația clienților + Rotația stocurilor – Rotația Furnizorilor.

În situația în care GAP-ul financiar este pozitiv, înseamnă că societatea nu se poate finanța pentru acest număr de zile, având nevoie de o linie de credit echivalentă cu GAP-ul financiar înmulțit cu Cifra de afaceri (CA) medie zilnică.

Necesar Linie de credit = GAP x CA medie zilnică

Bugetul de venituri si cheltuieli vs Cash-flow

Bugetul de venituri si cheltuieli (BVC) si cash-flow-ul reprezinta elemente de previzionare a rezultatelor activitatii unei companii. Regulile conform carora se construiesc aceste proiectii sunt aceleasi: ele includ perioada precedenta (luna / lunile precedente sau anul anterior) si perioada viitoare. In functie de scopul pentru care sunt construite cele doua previziuni, perioada pentru care sunt calculate acestea poate diferi de la 12 luni la un numar nelimitat de ani. In ceea ce priveste detalierea lor, in general, BVC-ul si cash-flow-ul se construiesc lunar pentru primele 12 luni si anual pentru restul perioadei.

Diferenta dintre cele doua unelte de analiza este data de elementele care vor intra in compunerea lor, respectiv:

- BVC-ul este o previziune contabila. Acesta contine elementele de venituri si cheltuieli din punct de vedere contabil, fiind inregistrate ca atare, la momentul aparitiei lor, in baza documentelor justificative (veniturile sunt inregistrate la momentul facturarii, iar cheltuielile la momentul achizitiei, respectiv trimiterii in consum, dupa caz). BVC-ul include amortizarea, dar nu ia in calcul TVA-ul. Rezultatul final al BVC-ului este rezultatul net contabil, respectiv profit sau pierdere.
- Cash-flow-ul este o previziune a fluxului de numerar. Astfel, spre deosebire de BVC, in cash-flow, atat veniturile cat si cheltuielile sunt inregistrate la momentul transferului banesc, respectiv, veniturile, la momentul incasarii facturilor, iar cheltuielile la momentul efectuarii platilor. Cash-flow-ul nu include amortizarea, dar tine cont de TVA. Rezultatul final al cash-flow-ului este disponibilul total al societatii, respectiv banii din casa si cei din banca.

Importanta celor doua previziuni
Bugetul de venituri si cheltuieli este folosit in principal in trei scopuri:

  1. Previzionarea rezultatului net (profit sau pierdere) si, implicit, a impozitului pe profit (util in calculul cash-flow-ului);
  2. Previzionarea impactului contabil in cazul efectuarii unei investitii (achizitia unui mijloc fix precum un utilaj, o cladire, etc);
  3. Urmarirea incadrarii elementelor de venituri si cheltuieli in cotele previzionate.

In continuare, cash-flow-ul are un scop mult mai practic. Incluzand elemente ce deriva din BVC (taxe si impozite), cash-flow-ul trebuie sa asigure administratorul unei afaceri ca aceasta va dispune in orice moment de numerarul necesar pentru acoperirea datoriilor imeditate, eliminandu-se astfel riscul de intrare in incapacitate de plata. Fata de BVC, cash-flow-ul trebuie sa tina cont de termenele de plata ale datoriilor si de termenele de incasare ale creantelor. Pentru asigurarea unui confort sporit, cash-flow-ul poate fi construit la nivel zilnic, cel putin pentru o perioada care sa acopere intregul flux operational al afacerii.

Reguli de previzionare
Avand in vedere ca orice previziune include elementul aleator, cele doua calcule trebuie in primul rand sa tina seama de realitatea si probabilitatea intamplarii unui eveniment. Spre exemplu, daca in piata se zvoneste posibilitatea cresterii taxelor, atunci atat BVC-ul, cat si cash-flow-ul trebuie sa tina seama de aceasta posibilitate. Pe de alta parte, orice variatie fata de realizarile precedente trebuie sa apara doar in baza unor elemente certe si predictibile. Spre exemplu, o estimare de crestere a vanzarilor cu “X” % in viitorul apropiat trebuie sa aiba un fundament palpabil, cum ar fi dezvoltarea afacerii, un contract aflat in negociere sau o variatie preconizata a preturilor de vanzare.
Nu in ultimul rand, atat BVC-ul cat si cash-flow-ul trebuie construite in trei scenarii: scenariul pesimist, scenariul standard si scenariul optimist. Acest lucru este extrem de util avand in vedere ca orice administrator priveste cu incredere afacerea sa, fapt ce ii poate distorsiona imaginea asupra realitatii. Ajutorul vine insa exact din constructia celor trei scenarii, acestea avand rolul de a asigura administratorul ca afacerea va functiona chiar si in cazul aparitiei unor evenimente nedorite (majorari de taxe si impozite, falimentul unui client, etc), pe de o parte, sau de a oferi posibilitatea unui plan nou de actiune in cazul in care scenariul optimist prinde contur.

Concluzie
Atat bugetul de venituri si cheltuieli, cat si cash-flow-ul reprezinta previziuni financiar – contabile utile pentru un mai bun control asupra activitatii companiei, acestea stabilind o tinta de rezultate, permitand o mai buna supraveghere a cheltuielilor, oferind o viziune realistica asupra viitorului si asigurand continuitatea afacerilor atat pe termen scurt, cat si pe termen mediu si lung.
Atat bugetul de venituri si cheltuieli, cat si cash-flow-ul, trebuie intocmite de departamentul financiar – contabil, sub coordonarea departamentului de vanzari.